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2022/12 - 2023/05
專案介紹
Project Overview
ERP 企業資源規劃系統 – T-Work
T-Work 是一款企業資源規劃系統 (ERP)，目的是整合公司內部資源，提供人資管理、考勤、薪資和公文系統等多種功能，應用於 Web 和 App 雙平台，並包含 Web 後台管理系統。
在該專案中，我擔任 UX 設計師，主要負責 Mobile Web 和 App 端的 UX 設計。
專案過程
Design Process
專案初期，我參與用戶研究，協助進行使用者訪談及行為分析，並將數據進行分類與歸納。接著與產品經理密切合作，確認專案整體方向與架構。
進入設計階段後，我針對使用情境列出所需頁面元素，依序繪製原型，同時整理這些元素為元件，實現模組化設計，降低用戶學習與開發成本。
進入設計階段後，我針對使用情境列出所需頁面元素，依序繪製原型，同時整理這些元素為元件，實現模組化設計，降低用戶學習與開發成本。
在過程中也持續與PM、UI、開發端保持良好溝通，持續進行可行性評估。
確認頁面後即撰寫交互文檔，確認頁面流程、跳轉邏輯、元素解釋，與產品經理、UI設計師進行討論，確認產品原型設計順利過關。
問題與解決方法
Problem & Fix
設計目的是為了解決繁瑣的行政程序，簡化流程減少隱性時間成本。
問題發現
在專案初期的用戶調研中，我們發現原本的加班流程非常繁瑣，員工需要多次切換不同平台完成申請、打卡、審核等步驟。
加班申請需先經主管簽核，之後再手動截圖上傳給人資，過程中牽涉多個平台的操作，不僅耗時費力，也增加了操作錯誤的機率。
此外，主管和人資在管理員工的加班紀錄時，也因手動流程而增加了工作負擔。
問題分析
問題的核心在於操作過程分散於不同平台、無法一站式完成。具體問題包括：
• 員工申請與核實加班的流程繁瑣，步驟多且容易出錯。
• 主管和人資需多次確認，工作量大且時間成本高。
• 缺乏即時提醒與狀態更新，申請人不容易掌握加班進度。
員工方面：提出申請 → 待審核通過 → 打加班上下班卡 → 通知主管核實 → 待主管與人資確認；
主管方面：收到加班申請 → 了解原因、審核 → 核實時數 → 通知員工 → 回傳人資
依公司方規定，加班需事先申請，得主管簽核完畢方可開始加班，並需sk線上打卡，並由主管將截圖傳給人資，經核實後完成程序。
過程中的申請、打卡、核實等步驟需多方平台操作，且費時耗力方可完成。
解決方案
針對這些問題，我提出了簡化流程的設計方案：
一站式流程設計
將加班申請、簽核、打卡、審核等功能集中在一個頁面，
員工可以直接從首頁進入加班申請流程，避免多平台操作。
快捷按鈕與狀態提示
在首頁加入加班快捷鍵，並根據申請狀態提供即時提醒，從加班申請到加班結束，
全程都有視覺化狀態提示，包含申請通過、加班開始倒數、加班結束等不同階段。
自動打卡與超時提示
設計自動打卡功能，員工加班時可以隨時打卡，系統會自動檢測加班時間是否超過規定範圍，
並用輔助色（橘色）提醒用戶超時情況。
加班時數統計與管理
主管可以在簽核專區直接管理加班申請，
並通過出勤列表和圖表掌握加班時數，方便快速審核與決策。
員工方面
為了簡化流程步驟，在首頁規劃了加班快捷鍵、近日行程(確認當日有無成功的申請)；
依時機不同顯示不同狀態，包含未到申請時間、倒數狀態、開始、結束、結束提醒等，結束加班時間超過申請時段仍可打卡，但以輔助色標示(範例為橘色)；同時為符合勞基法規範， 若加班時上限為四小時，四小時後自動結束。
送單後續交由主管核實。
加班頁面中，提供快速申請、總申報時數、簽核中的時數總攬，除了讓使用者能快速進行申請外，也協助了解申報狀態及加班費換算。
除了加班單元外，申請頁面中，也可進行加班、請假等各項申請，
並在此頁面顯示各項申請紀錄與進度追蹤。
主管方面
主管可以在簽核專區內管理各種申請，逐一了解原因後，審核申請或核實加班時數；同時頁面提供本日未簽核、待核實、已撤回的申請總數量，更方便了解部門狀態。
員工的加班申請單審核通過後，由系統通知人資。
部門出勤專區，則提供出勤列表清楚了解各個申請人數；同時提供占比圖表及走勢圖，幫助主管了解當日人力調度和期間的員工工作狀態；＝
最後，資料傳回後端人資管理系統(本專案另位UX設計師負責項目)，自動統整員工加班時數、申請狀態、主管簽核狀態，省去人工核實的人力與時間成本，也減少出錯的機率。
交付與實施
在設計過程中，我將所有頁面與功能的原型設計完成後，撰寫了詳細的交互文檔，包含流程跳轉邏輯、頁面元素功能說明及使用情境。
交互文檔與產品經理、UI 設計師、開發團隊進行多次確認與討論，確保各方對設計意圖的理解一致。
在交付後，與開發團隊保持密切溝通，確保每個元件能順利開發並落實。
總結
Summary
T-Work 是我擔任 UX 設計師後首次獨立負責的專案，從需求溝通到最終交付，與產品經理、UI 設計師及工程師的密切合作，是一次寶貴的經驗。
專案中，我建立並優化設計規範，確保元件可持續應用，降低後續維護成本。
雖然專案結束後未能進行用戶行為追蹤，但若有機會進行後續調研，將能進一步驗證設計的實際影響，並提供更多優化空間。